آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداریپودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

گونه های ديگر از مکاتبات و نوشته های اداری، که در برقراری ارتباطات رسمی سازمان جريان دارند با اشکال ديگر تنظيم و تدوين می شوند. گر چه شکل ظاهری آن ها تفاوت هايی با نامه های اداری دارند؛ اما از همان گروه اند و کليه ی اقداماتی که بايد برای تهيه ی نامه های اداری صورت گيرد، دقيقاً برای اين گروه از مکاتبات نيز لازم است به طوری که پيش نيازِ تهيه و تدوين آن ها نيز هست.

اهم اين نوشته ها که به شکل های مختلف در سازمان ها متداول است، عبارت اند از:

بخش نامه ، صورت جلسه ، گزارش ، فرم و احکام

بخش نامه

بخش نامه در لغت به معنی حکم يا دستوری که از طرف وزارت خانه يا مؤسسه ای، در نسخه های متعدد می نويسند و به شعب و کارمندان ابلاغ می کنند

هدف از صدور بخش نامه را می توان در موارد ذيل خلاصه نمود:

ابلاغ قوانين و مقررات؛

ارائه ی اطلاعات مانند، انتصاب، تغييراتی در روال و وضع اداری و ...؛

ابلاغ دستورالعمل ها؛

درخواست گزارش؛

ابلاغ رويّه های کاری به منظور ايجاد هماهنگی؛

ارائه ی آموزش های لازم به منظور اجرای يک نواخت امور.

انواع بخش نامه

در زمان حال گونه های زيادی از بخش نامه در سازمان های اداری مبادله می گردد. در اين جا، تنها دو گونه ی مهم آن به قرار زير ارائه می گردد.

الف) انواع بخش نامه از ديدگاه هدف و محتوای مطالب: بخش نامه ها از ديدگاه هدف و محتوای مطالب به گونه های زير تقسيم می گردند:

درخواستی، دستوری، هماهنگی، ابلاغ قوانين، ابلاغ مصوبات داخلی سازمان.

ب) انواع بخش نامه از نظرگاه سطح سازمانی: در اين تقسيم بندی، بخش نامه ها در ابتدا، به دو گروه عمده ی بخش نامه های خارجی و بخش نامه های داخلی تقسيم می شوند. استفاده از عنوان های خارجی و داخلی فقط در ارتباط با خارج و داخل سازمان است.

بخش نامه های خارجی معمولاً ابلاغ کننده ی مصوبات مجلس، هيئت دولت و يا ساير مراجع ذی صلاح کشور به وزارت خانه ها و سازمان های دولتی و يا سازمان های خصوصی است. از طرفی هم وظايف بعضی از وزارت خانه ها ايجاب می کند که برای ساير وزارت خانه و مؤسسات، اعم از دولتی و خصوصی به صدور بخش نامه اقدام نمايند. به طور نمونه می توان از بخش نامه های وزارت امور اقتصادی و دارايی  در مورد پرداخت هزينه ها  برای ساير وزارت خانه ها و سازمان ها نام برد.

بخش نامه های رسيده از خارج سازمان بدواً به استحضار بالاترين مقام سازمانی رسانيده می شود. سپس در صورتی که لازم باشد توسط مقام مزبور و يا قائم مقام قانونی وی به کليه ی واحدها يا بعضی از آن ها به طور جداگانه يا با انعکاس زير نويس آن، ابلاغ می گردد.

بخش نامه های داخلی به دو گروه عمده تقسيم می شوند: بخش نامه هايی که به وسيله ی بالاترين مقام سازمانی امضا می گردد. در وزارت خانه ها به اين گونه بخش نامه ها عنوان وزارتی داده شده است.

گروه دوم بخش نامه هايی هستند که توسط واحدهای داخلی برای ادارات هم سطح صادر می گردد. از اين گونه می توان به بخش نامه های امور اداری در مورد ساعات کار و بخش نامه های کارگزينی در مورد مسائل استخدامی و بخش نامه های صادر شده از امور مالی جهت مسائل مالی و اموالی و پرداخت و دريافت ها، اشاره نمود

نمودار زیر تقسيم بندی فوق می تواند ملاک بايگانی بخش نامه ها نيز قرار گيرد.